Deze vraag komt regelmatig aan de orde in gesprekken met onze opdrachtgevers. We bespreken hoe zij dit doen, en hoe wij dit doen. Er is niet één manier, maar het is wel van belang om te reflecteren op wat jouw manier is. Als leider ben je onderdeel van de verandering, en juist daarom is het nodig dat je reflecteert op jouw eigen bijdrage hieraan. Dat komt besluitvorming en de juiste veranderaanpak ten goede. Een lerende houding, discipline, veerkracht en plezier in je werk helpen daarbij. Net als een aantal aandachtspunten die je erbij kan pakken om te kijken hoe het ervoor staat, met de verandering, en met jouw rol hierin. Wij hanteren hiervoor graag de volgende vijf aandachtspunten*:
1. Zoom uit op het balkon
2. Ga met lef naar de taaiheid
3. Duidelijkheid = vriendelijkheid
4. Gebruik het potentieel van de groep
5. Geef het werk terug aan de mensen
In een aantal blogs zal ik elk aandachtspunt omschrijven, en verdiepen met voorbeelden vanuit onze eigen veranderpraktijk. Laten we beginnen bij het eerste aandachtspunt:
Zoom uit op het balkon
Alice en ik reflecteren elke twee weken een dagdeel op de organisatiesystemen waar we in werken. We spreken over wat we zien gebeuren, wat dat met ons doet, wat dat betekent voor een volgende stap in de ontwikkeling en hoe we leervragen (verder) kunnen openen. Is het al tijd voor ruzie, of is het juist nodig om meer urgentie of vertrouwen te organiseren? En welke interventie is daar in deze context ondersteunend aan? En wat vraagt dit dan van ons als verandercoaches? Hoe kunnen we voorleven aan de leiders waar we mee werken, welk ander gedrag nodig is in de verandering? Deze gesprekken zijn voor ons beiden een must. We zijn elkaars soulsisters, hebben dezelfde waarden en veranderprincipes en weten elkaar ook te bevragen over waar het voor ons persoonlijk moeilijk wordt. Een critical friend stimuleert je om te reflecteren over de verandering waar je leiding aan geeft.
Want het is gebruikelijk dat je als leider wordt ingezogen in het systeem waar je leiding aan geeft, en dat is ook waardevol. Je kan dit vergelijken met een plek midden op een dansvloer. Als je er midden in zit, dan ervaar je wat er gebeurt, je ziet van alles en je kan direct opmerken wat het effect is van je handelen.
Tegelijkertijd is het ook de plek, waar je in je automatische patronen schiet, en je kan blijven hangen in het herbevestigen van wat je al weet. In een verandering heb je eerder de taak om rake vragen te stellen, veel meer dan de antwoorden te geven. Daarom is het essentieel om afstand te nemen, tijd te pakken om overzicht te creëren en jouw zelfreflectie volop aan te zetten. Dat lukt beter wanneer je op het balkon staat. Wanneer je uitzoomt, kan je beter kijken naar het geheel, zie je wat er nog meer speelt, wat er niet gezegd wordt. En ben je beter in staat om de ‘management informatie’ die zich in jouw lijf afspeelt mee te nemen in je diagnose. Zo ontstaan vervolgens impactvollere interventies in de verandering.
In het verplaatsen van de dansvloer naar het balkon liggen twee uitdagingen verscholen:
1: Hoe lukt het jou om uit je dagelijkse patronen te komen?
De kunst is om te stoppen met geleefd worden door de waan van de dag. Bij de politie, één van onze opdrachtgevers is dat de grootste klus: want alles wat buiten gebeurt is belangrijker dan ‘reflectie op ontwikkeling’. Dat is in het werk vaak ook echt zo, want een moord oplossen gaat natuurlijk voor het ontwikkelen van je kennis rondom cybercriminaliteit. Tegelijkertijd is het daarmee soms ook een automatisme geworden, om de waan van de dag voor te laten gaan. Een automatisch antwoord waarmee je verder van rake vragen en een lerende houding af komt. Want zoals het fysiek ook werkt: de adrenaline-aanmaak remt juist de zelfreflectie en het uitzoomen. Een lange termijn investering vraagt om het onderbreken van de korte termijn winst van het systeem. Stop zeggen en echt ruimte maken om uit de actie te komen en te reflecteren (op jezelf, je vak, of je team): het blijft een uitdaging. Automatische patronen onderbreken vraagt dat je je bewustzijn vergroot in het moment. En dat je leert opmerken dat er een mini-seconde is waarop je beslist dat je van ‘waarneming’ naar actie schiet.
Een klein persoonlijk voorbeeld: ik heb tijd moeten blokken om dit blog te schrijven en de literatuur in te duiken. Nu ik in het moment van schrijven zit, ervaar ik regelmatig onrust, want er zijn ook taken voor opdrachtgevers die nu blijven liggen, dat schuurt met mijn dienstverlenende houding en kwaliteitslat. In die mini-seconde voordat ik de telefoon oppak om mijn opdrachtgever te woord te staan, kon ik de onrust niet verduren. Maar op dat moment een wijze keuze maken, is nodig om op het balkon te komen. Ik heb na dat gesprek m’n telefoon uitgezet en mezelf verplaatst naar de plek op deze foto: veel beter. Meer invloed krijgen op die automatische reacties is gelukkig aan te leren, als individu en als team.
2: Wanneer je op dat balkon staat, hoe kijk je dan?
De tweede uitdaging begint als je tijd en ruimte hebt gemaakt om te reflecteren. Want hoe kijk je dan? Hoe zorg je ervoor dat je uitzoomt en met een frisse blik kijkt naar de veranderopgave waar je midden in zit en waar je resultaat op wilt boeken?
Wij gaan ervan uit dat je niet iets kunt waarnemen zonder oordeel. Je bent als waarnemer onderdeel van dat wat je waarneemt. En dat is goed nieuws! Want daarmee ben je zelf het instrument voor de meest geschikte interventie die komen gaat. Essentieel is dan wel dat je leert onderscheiden wat van jou is, en wat van de ander of van het systeem is. Zo leer je kijken naar patronen in de organisatieverandering en hoe jij daarin (al dan niet effectief) acteert. Wat helpt is een omgeving die anders is dan je werkomgeving, een omgeving die stimuleert dat je vertraagt en ver kan kijken. Fysiek werkt dit door op het adrenaline-niveau in je lijf, waardoor je hersenen minder aangestuurd worden door je ‘oerbrein’. Het wordt dan makkelijker om uit te zoomen, je hebt letterlijk meer ruimte in je hoofd om vanuit andere perspectieven te kijken naar een vraagstuk. De lastigste vorm van reflectie – de vorm die tijdens het leidinggeven aan verandering plaatsvindt en waarbij je schakelt tussen de rol van actor en beschouwer- kan je in een rustige omgeving beter ontwikkelen.
Wanneer wij starten met een veranderopgave, zorgen we er altijd voor dat we even mogen meereizen in verschillende contexten. Alleen een gesprek met een opdrachtgever is onvoldoende om te weten wat er speelt. We willen een rondleiding door het bedrijf, of een fietstocht door een wijk, we spreken met medewerkers en het MT, we interviewen en kijken mee met een vergadering of scrum-sessie. Want het vraagstuk is nooit eendimensionaal. In deze bijeenkomsten is het onze klus om het veld van de ontmoeting heel serieus te nemen; wat gebeurt er in ons lijf, in onze gedachtestroom, terwijl we hier zijn? Waar gaat dit over mij, en waar ook over de ander of het organisatiesysteem waar we in terecht zijn gekomen? Want hier worden verschillende uitingen van de cultuur zichtbaar. Daar zitten de haakjes voor de gewenste verandering.
Zorg dat je regelmatig een dag(deel) in je agenda leeg maakt of schoonveegt, om op het balkon te gaan staan. Organiseer dat je je laat bevragen door een critical friend, dat je vertraagt, je lijf waarneemt, en dat je je inleeft in verschillende perspectieven van jouw veranderopgave!
Vanuit SoulSearchers starten we in juni twee intervisiegroepen voor meer en minder ervaren leiders aan verandering. In beide groepen is nog een plek beschikbaar, dus mocht je interesse hebben, laat het me weten: maartje@soulsearchers.nl.
*Vrij vertaald door SoulSearchers vanuit “The Work of Leadership”, R.A. Heifetz & D.L. Laurie, Harvard Business Review (2001)